Cómo crear informes para monitorear contenidos con Google Data Studio

Google Data Studio puede ser una estrategia difícil si es la primera vez que la usas. Sin embargo, se trata de una poderosa herramienta gratuita que te puede llenar de satisfacciones y ahorrar mucho dinero.

Dentro de sus maravillas está la no dependencia de los analistas de datos. Google Data Studio ha democratizado el análisis del data para cualquiera que le ponga un poco de empeño.

Una vez familiarizado con sus características, podrás usarlo para crear informes sorprendentes e informativos para todos tus clientes, compañeros de trabajo o equipos.

¿Qué es Google Data Studio?

Google Data Studio, también llamado Data Studio, es una herramienta gratuita de informes y visualización de datos. Extrae datos de hasta 12 fuentes diferentes, incluido Google Analytics, y los combina en un informe fácil de modificar, fácil de compartir y fácil de leer. La plataforma también presenta widgets, gráficos, cuadros y mapas para visualizar sus datos.

Cómo usar Google Data Studio

Si puedes llegar a esta etapa del análisis de datos, podrás desbloquear información valiosa para tu negocio o tus clientes. Además, tendrás una gran ventaja ante la competencia. Ya sea que estés trabajando en un proyecto independiente, en la promoción de un cargo en tu organización actual o que estés optando por un rol en una organización completamente nueva, Google Data te resultará muy útil.

1.- Inicia sesión en Data Studio

Para iniciar sesión necesitarás una cuenta de Google. Lo recomendable es usar la misma que tu cuenta de Google Analytics, Search Console y / o Google Ads. Llegarás a la página de información general de Data Studio. Haz clic en la pestaña «Inicio» para ver tu panel de control.

2.- Crea un nuevo informe

Al ingresar a Google Data Studio. Te encontrarás con un botón en la parte superior izquierda con el símbolo más (+). Selecciona la opción ‘informe’.

3.- Explora el panel en Google Data Studio

Si ha usado Google Docs, Sheets o Drive anteriormente, este tablero te será bastante familiar. En el panel encontrarás elementos, muy necesarios. Como los informes que puedes aprender a elaborar, la Data Source o Fuentes de Datos, entre otros elementos que a continuación puedes ver en detalle:

Data Source

Las fuentes de datos, o data source enumeran todas las conexiones que has creado entre Data Studio y tus fuentes de datos originales. Data Studio actualmente admite más de 500 fuentes de datos, entre las que destacan:

• Google analytics
• Google ADS
• BigQuery
• YouTube Analytics
• PostgreSQL
• Search Ads 360
• Display & Video 360

Si estás utilizando Google Analytics y/o Search Console, deberás enlazar individualmente cada vista y propiedad, respectivamente. Entonces, si tienes tres vistas de GA para tres subdominios diferentes, deberás configurar tres fuentes de datos diferentes.

4.- Conecta tu primera fuente de datos

Para añadir más fuentes de datos a un informe, en la barra de herramientas, haz click en la opción ‘Añadir datos’. Recuerda que debes conectar tres. Podrías empezar por Google Analytics y Search Console.

Google Data Studio te pedirá que autorices la conexión. Una vez que hayas hecho eso, deberás seleccionar una cuenta, una propiedad y una vista. Para terminar de configurar la conexión, haz clic en «Conectar», es el botón azul en la esquina superior izquierda.

Si estás creando un informe para, por ejemplo, un cliente o pasante, y desea otorgarles permisos de edición sin ceder el control total sobre sus datos debes apagar el botón “editar”.

En ese espacio podrías activar múltiples funciones como: agregar nuevos campos, duplicar los existentes, desactivarlos… También podrías cambiar los valores de los campos.

5.- Crea tu propio tema de informe

Ya sea que tu informe esté destinado a las partes interesadas internas (como el equipo de gerencia) o externas (los clientes), será más efectivo si se ve bien. Para ajustar el estilo y el formato del informe, haz click en la opción «Diseño y tema» en la barra de herramientas.

Cualquier cambio aquí se aplicará en todo el informe. Lo que significa que solo necesitas elegir fuentes o colores. Una vez hecho esto, agrega un nuevo módulo al informe.

Data Studio viene con dos temas integrados: simple y dark. Sin embargo, es mucho más impactante cuando combinas estilos y colores definidos por ti mismo. Para personalizar tu informe debes pasar en el menú de «Tema actual» a «Personalizado». Usa manual de estilo como marca para elegir colores primarios y secundarios, fuentes y color de texto.

Es posible que necesites ser creativo aquí. Pues puede que muchas Fuentes de las que sueles utilizar en el manual no estén disponibles en Google Data Studio. Pero puedes buscar la más parecida.

Si está creando un informe para un cliente y no conoce sus códigos hexadecimales. Puedes usar una herramienta de selección de color gratuita. Así podrás identificar lo que están usando en un sitio web determinado. En esta pestaña, también puedes crear una paleta de gráficos personalizada y editar la configuración de borde y fondo.

6.- Inserta un banner

Para darle una narrativa gráfica a tu informe. Añade un banner que es muy sencillo de realizar. Primero, selecciona el componente página y escoge en la barra de herramientas el rectángulo.

Dibuja un rectángulo a lo largo de la página y rellena con los colores que has determinado en un manual de estilo. Si quieres insertar un título solo debes seleccionar la opción texto y agregarlo en la página. Puedes incluso hacer ese texto parte de tu banner.

7.- Insertar contenido externo

Con la función de inserción de URL, puedes insertar en tu informe de Google Data Studio. Documentos de Google Docs, Hojas de cálculo de Google, vídeos de YouTube, incluso páginas web en vivo.

El contenido incrustado es interactivo, por lo que es mucho más poderoso que una captura de pantalla. Para agregar contenido, haz clic en «Insertar» en la barra de navegación superior, luego selecciona «Insertar URL».

A partir de ahí, simplemente pega la URL. Es posible que debas cambiar el tamaño del cuadro que parece ajustarse a todo el largo y ancho de tu contenido.

8.- Compartir informes programados

Si estás construyendo en equipo la estructura de tu informe en Google Data Studio hay opciones para compartir. Puedes determinar horas programadas para la visualización colectiva.

Hacer esto es muy sencillo. En la barra superior del menú, observarás la figura de un reloj. En él podrás configurar la cantidad de participantes que podrán visualizar tu informe. Deberás redactar primero cada una de las direcciones de correo que podrán acceder.

Seguido de ello, establece hora y las fechas para poder hacer visible tu informe de Google Data Studio a tu equipo. Si lo deseas, puedes agregar protección con contraseña. Con esto podrás garantizar que tus datos y tu informe permanezcan seguros.

Rangos de fechas

Y si lo deseas, también puedes elegir entre opciones predefinidas, como «ayer», «últimos 7 días», «año hasta la fecha», etc. o elegir un período de tiempo personalizado Para ver los cambios en tu informe de Google Data Studio.

Para habilitar esto, primero navega a la página donde deseas dar a los usuarios control de fecha. Asegúrate de estar en modo «Editar».

A continuación, haz click en el icono de calendario de la barra de herramientas. Aparecerá un cuadro en tu informe. Arrástralo a la posición que desees y ajusta el tamaño si es necesario.

Si tus espectadores seleccionan un intervalo de fechas utilizando el widget de intervalo de fechas. Cada informe en la página se actualizará automáticamente a ese período de tiempo.

Hay dos formas de anular esto:

1. Establecer un período de tiempo dentro de un gráfico específico. Ese período siempre reemplazará el control del rango de fechas.
2. Agrupa los gráficos que deseas que se vean afectados por el control de rango de fechas con el módulo. Selecciona los gráficos y el cuadro, luego elije Organizar> Agrupar.

Ahora, los gráficos de este grupo se actualizarán solo cuando alguien ajuste el rango de fechas. Ten cuidado de que esta configuración sea clara para tus espectadores. De lo contrario, probablemente asumirán que todos los gráficos que están viendo en tu página actual están usando el mismo período de tiempo.

9.- Cómo agregar el control de datos

De los mejores beneficios que tiene Google Data Studio está el control de datos. Esta opción te permite elegir la fuente de los datos que se canalizarán en tus gráficos.

Para ver el informe, tu equipo simplemente necesita seleccionar su vista del menú desplegable «fuente de datos» y listo. Todos los gráficos se actualizarán automáticamente. Esto te ahorra la reconstrucción del mismo informe para diferentes grupos.

Además, significa que no debes preocuparte por compartir accidentalmente información confidencial. Cada espectador solo puede seleccionar las fuentes de datos a las que se les ha otorgado acceso.

10.- Comparte tu informe en redes sociales

Si alguna vez has querido publicar tus informes en las redes sociales, desde Facebook hasta Twitter, ahora puedes hacerlo con Google Data Studio.

Desde la plataforma es un proceso muy simple incrustar tus informes. Tu estrategia de marketing digital se verá muy beneficiada porque te permiten hacer públicos tus logros como marca, tus experimentos o estudios.

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