5 pasos para construir tu calendario editorial

Un calendario editorial es un elemento imprescindible para poder organizar y planificar correctamente tu trabajo. Es un objeto importante, ya que actúa en forma de agenda, facilitando así la búsqueda de componentes y elementos. Y con la posibilidad de ser editada con facilidad.

El calendario editorial es, en definitiva, una agenda, pero adaptada a las tecnologías actuales que facilita de este modo que pueda ser algo compartido entre varias personas. Tanto las tecnologías de ofimática como algunas herramientas digitales permiten editar, crear, modificar y publicar dichos calendarios editoriales para que estén siempre al alcance de todos.

Ventajas de un calendario editorial

La principal ventaja detrás de un calendario editorial está en la capacidad que te aporta como organización y como individuo para poder llevar bajo un orden tus publicaciones editoriales. Ayuda a que el trabajo se pueda planificar en el tiempo. Optimizando mejor los recursos, los esfuerzos y el coste derivado de la producción de dichos contenidos.

Es un elemento que puede adaptarse a todas las necesidades de la compañía. Por lo que no tiene por qué responder a una necesidad de publicación de contenido. Puede ir mucho más allá. Aunque, si bien es cierto que el principal objetivo del calendario editorial es planificar y ordenar el contenido a publicar, puede servir también para elaborar el plan de trabajo que requieren previa y posteriormente dichos contenidos.

Al ganar tiempo, ya que se planifica con un lapso amplio, el calendario editorial te facilitará poder organizar el trabajo. Además de la fecha límite de publicación, tu calendario editorial se puede ordenar añadiendo reuniones, procesos, plazos de presentación, etc. El trabajo previo quedará especificado, así como los plazos de reserva, presentación y publicación.

Esencial para organizar el trabajo

El calendario editorial es muy utilizado para la creación de un blog. Muchas marcas cuentan con blogs donde actualizan su contenido y lo comparten con los usuarios de una forma diferente. Para poder llevar un blog ordenado y bien pensado es necesario contar con un calendario editorial que aporte sensatez a dicha planificación.

Pero no sólo será un elemento imprescindible a la hora de organizar el trabajo, sino también para facilitar el propio trabajo. No es lo mismo trabajar sin unos plazos y unos tiempos. El ser humano tiene la capacidad de trabajar a mayor ritmo cuando un plazo se conoce, ya que se aplica de una manera más concienzuda. En el caso de conocer ese calendario editorial con antelación, te estarás aplicando unos márgenes de tiempo que te limitarán en el espacio-tiempo que dispondrás para poder hacer dicho trabajo.

Te tendrás que ceñir a los límites y de ahí aplicarte con mayor dureza el compromiso propio del trabajo. Tu trabajo ganará en prestigio y en eficacia.

¿Cómo crear un calendario editorial?

Lo más importante es saber que no hay un calendario editorial ideal. Lo mejor es crear un calendario editorial que puedas comprender y te sirva de ayuda para trabajar. Cada persona es un mundo y ordena sus ideas, procesos y deseos de una forma diferente.

Esto no quiere decir que todo valga, ya que muy seguramente tu calendario editorial no te afecte sólo a ti, por lo que tendrá que ser un proceso de creación consensuado entre todos los partícipes. Esto debes mirarlo desde el lado positivo, ya que mientras sirva para más gente será más sencillo de mostrar a nuevas personas cuando se incorporen a la disciplina de trabajo. Será una manera de hacer accesible tu herramienta de trabajo.

Pero lo importante es que crees tu calendario editorial, por lo que te vamos a dar una serie de pasos con los que podrás crear tu propio calendario editorial:

1.- Elegir qué contendrá y cómo se organizará

Aunque parece una obviedad, elegir el contenido que tendrá cabida en tu calendario editorial es imprescindible. Debes tener presente qué tipo de elementos serán partícipes. Para ello es necesario que trabajes una lluvia de ideas, un brainstorming, entre toda la gente que va a utilizar dicho calendario editorial. Para, así, recibir todos los inputs y crear el calendario editorial definitivo.

Lo más habitual es que se incorporen las fechas límite. Pero también es recomendable que se añadan procesos, pasos intermedios, etc. Cuanto más detalle contenga el calendario editorial menos posibilidades de error existirán, por lo que el trabajo final saldrá de manera más adecuada.

Lo habitual es que un calendario editorial contenga las siguientes áreas:

• Fecha de publicación.
• Autor.
• Ideas.
• Palabras clave.
• Información sobre cómo avanza la producción de dicho contenido.
• El lugar en el que se publicará.
• ¿Cuál será la llamada a la acción?
• Temas a tratar.
• Temas de inspiración, fuentes de información, etc.

Ten presente siempre que el calendario editorial es una herramienta para facilitar tu trabajo. No puede ser tampoco que la propia elaboración del calendario editorial te suponga un trabajo extra que no puedas afrontar. Si el propio calendario editorial te complica, déjalo. Es posible que no sea tu solución.

Pero si has decidido seguir adelante con el calendario editorial otro de los pasos a seguir será decidir cómo se organizará. ¿Qué tipo de contenidos tendrá preferencia? ¿Se ordenará cronológicamente? ¿Cuando coincidan dos fechas cuál irá antes?…

2.- Debe ser un trabajo colaborativo

Es muy raro que tu calendario editorial únicamente te vaya a servir a ti para tu trabajo. Será, como hemos comentado, un elemento imprescindible para el trabajo de todos. Tienes que ser capaz, por tanto, de permitir que su edición, configuración, modificación y lectura sea algo global.

Así, todas las personas partícipes en el calendario editorial tienen que saber cómo se edita. Marcar los procedimientos para organizar el trabajo entre todos y que todo el mundo se vea beneficiado es imprescindible para su eficacia. Si el trabajo no sigue una serie de normas será complicado que otros puedan incorporarse al calendario editorial y, así, perderá su eficacia.

El trabajo colaborativo también fomenta la generación de ideas, la mejora de recursos y la mejora del propio sistema. Si tu calendario lo edita más de una persona es más fácil detectar errores, aportar novedades y soluciones. Recuerda que debe ser un trabajo que beneficie a todos, por lo que si no es útil dejará de ser necesario y perderá toda eficacia.

3.- Trabajar con tiempo

La idea del calendario editorial parte de una premisa fundamental: el tiempo es un recurso más y hay que aprovecharlo. Si dispones de un calendario a largo plazo puedes evitar trabajar en el último momento. Por lo que tu proceso de trabajo se hará con más tiempo en la mano.

Aunque no es una forma de crear el calendario editorial, sí debe ser una premisa fundamental para poder trabajarlo. De emplear el calendario editorial de una forma cortoplacista, dirás adiós a todo el tiempo invertido. Y el trabajo realizado perderá su eficacia.

4.- Diseño

La red está llena de plantillas para poder diseñar tu calendario editorial. Si no dispones del tiempo y la tecnología para poder amoldar dichas plantillas a tu estructura, quizá puedan servirte estos programas corrientes:

• Excel: La hoja de cálculo de Microsoft es uno de los programas ideales para la elaboración de un calendario editorial. Gracias a su estructura en tablas es posible organizar su gestión añadiendo elementos, páginas, información. Pueden incorporarse texto, número, operaciones matemáticas, símbolos, enlaces, fechas… Se podría decir que es una de las herramientas más potentes para esta tarea.
• Hoja de cálculo de Google Drive: Dispone de casi las mismas prestaciones que Excel. La Hoja de cálculo de Google Drive es una de las herramientas más utilizadas para elaborar el calendario editorial. Su principal ventaja está en que es un programa en línea. Permite la edición simultánea y es posible acceder a ella desde un ordenador, una tablet o un móvil. No requiere compartir el archivo una y otra vez, ya que una vez hecho todos aquellos que han sido incorporados a la página podrán editarlo y utilizarlo. Es una herramienta de trabajo colaborativo perfecta.
• Google Calendar: Siguiendo con Google, su calendario es otro de los recursos para elaborar calendarios editoriales que más al alcance tenemos. Su facilidad de uso y, de nuevo, su portabilidad, hacen de esta herramienta la ideal para elaborar el calendario. Al contrario que Excel, tiene un diseño propio de un calendario. Por lo que a la hora de situarte en él puede ser más fácil.

5.- Flexibilidad

El calendario editorial es una herramienta en constante cambio. No vas a tener el mismo calendario un día que otro. Debe ser algo flexible y cambiante para que realmente su utilidad sea igual de real. Y debe adaptarse a los resultados que se van obteniendo.

Aplica la flexibilidad a la hora de trabajar con el calendario editorial de tu marca, ya que esto facilitará mucho el trabajo. Tienes que estar abierto a novedades, así como a cambios y a cómo se comportan los usuarios con los propios contenidos que le muestras.

Una de las soluciones, en este caso, es contar con plataformas que te ayuden a crear y gestionar el trabajo. Coobis es una plataforma de Content Marketing que permite a cualquier marca puede obtener el contenido que necesita para sus campañas de marketing online.

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